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一切低效会议的三个共同病症,您躺枪了吗?
作者:         发布时间[2016-07-09 ]         点击量:905

深度的绩效改进通常都需要通过会议的方式进行,例如,制定战略目标需要开会,分解绩效指标需要开会,制定绩效指标保障措施需要开会,制订工作计划需要开会,检查工作计划需要开会,对绩效结果进行分析需要开会。由此可见,企业能否开好一个会议,也是企业是否高绩效的重要标志之一。
 
当我们回顾企业的各类会议的时候,通常都会给我们带来痛苦的记忆,例如:“会议时间长”、“议题不清晰”、“场面混乱失控”、“议而不决”、“同样的问题反复开会解决”;等等。
低效会议原因分析
 
常见低效会议准备不足主要包括三个方面:一是会前准备不足;二是会中控制不当;三是会后跟进不实。
1.会前准备不足
 
低效会议首先从会前准备不足开始,通常企业在以下七个方面准备不足。
 
(1)会议主题不明确。对于会议要讨论的主题没有清晰的界定,会议组织者没有想清楚会议要解决的根本问题是什么就匆忙召开会议,这会导致是否召需要开会议的选择不准确,很多会议并不是必须召开,如果必须召开的话,则需要把会议主题界定清楚。
 
(2)会议议题设计不合理。企业对于会议要讨论哪几个议题通常不会过于重视,往往只是大概想了几个方面就开始开会了。例如:“讨论一下过去一个月的项目进展情况、人员安排问题”,这样的议题太过宽泛,不具备讨论的基础,这会导致要么会议主题太宽泛无法讨论,要么会议主题过细过多,时间不够。
 
(3)会议时间安排不合理。走进企业的会议室,我们经常会发现一个怪现象,就是会议有开始时间,没有结束时间,问一下参会人员:“会议什么时候结束?”通常得到的回答都是:“我们也不知道,一直都是这样,什么时候老大觉得差不多了就该结束了。”没有结束时间的规定,就会导致会议总时间无法控制。另外对于每个议题的时间没有规定,就会导致会议过程缺乏有效控制,有时候一个议题讨论时间过长,而另外一些议题讨论时间又严重不足,时间分布严重失衡。
 
(4)会议主持人、记录人、参会者选择不当。通常企业的会议都是根据习惯选择主持人、记录人和参会者,而不是根据会议内容和深度选择胜任的主持人,导致没有安排记录人或者记录人能力不足,无法抓住会议要点。会议参加者太多,或者和会议主题无关,或者议事能力不足。
 
(5)会议场所选择和布置不合理。没有选择适合会议主题的场所,环境太过开放或者嘈杂等,有些需要讨论的会议由于环境过于开放和嘈杂而导致会议受到严重影响。
 
(6)会议通知的有效性低。很多企业的会议只是在网络上发布了会议通知,没有通过电话或者短信通知到人,导致很多人不知晓会议细节,缺席或准备不足。
 
(7)会议参加人员准备不足。由于会议通知不到位,会前资料发放不及时,导致参会人员不清楚自己在会议中的角色和责任,没有提前思考会议议题,发言稿没有准备,开会的时候现场发挥,失去了很多有价值的讨论要点,严重影响会议效果。
  2.会中控制不当
 
相比于会前准备,会中控制失当是低效会议的核心,通常低效会议的会中控制失当在以下四个方面存在不足。
 
(1)主持人角色失当。主持人没有保持中立立场,导致主持人身份和参会者身份混淆,职责履行不到位或放弃职责,一边作为会议主持人主持会议进程,一边作为参会者参与会议讨论。当作为参会者讨论的时候就无人控制会议局面,导致会议现场秩序混乱,议题发散,无法达成有效共识。
 
(2)记录人角色不到位。记录人思路不能集中在会议主要议题和参会者主要观点上,所记录内容不能体现核心要点;同时,不能提醒或协助主持人维持会议现场秩序。
 
(3)参会者角色不到位。参会者不能按照既定议题发表观点,跑题、偏题现象严重,导致会议讨论高度发散,严重缺乏深度。
 
(4)议事规则不清晰或者缺失。会议组织者事先没有制定清晰的议事规则,导致最后决策的时候没有规则,另外在会议过程中,参会者对议事规则不遵守,都会导致会议议而不决,效率低下。
 3.会后跟进不实
 
会后跟进是对会议达成的共识和决议的执行环节,经常遇到的情况是会议决策是一回事,会后落实是另外一回事。这会导致会议的效果大打折扣。会后跟进不实主要表现在以下三个方面。
 
(1)会议纪要整理和发放不及时。由于会议记录人角色履行不到位,导致会议记录迟迟不能发放给参会者,降低会后跟进效果。
 
(2)参会人员会后跟进执行落实不到位。参会人员未能按照会上达成的共识执行,或者执行不力,导致会议效果大大减弱。
 
(3)会议主持人(或指定人员)会后跟进督促不及时。会议主持人在会后没有跟进或者跟进力度不足,导致会议共识难以落地执行。
 
 高效会议的8大特征
 
那么,什么样的标准才是高效会议的标准呢?通常,高效会议具备以下8大特征,作为高效会议基本准则,管理者可以在每次会议召开的时候进行对照检查,作为改进改进会议效率的指南。
 
(1)只在必要时才召集。但凡开会总是有成本的,很多会议成本很高,你在开会就无法做执行,就会丧失很多机会成本。因此,每次会议之前,都要审视一下会议议题是否值得讨论,能否可以改变形式,例如单独沟通,书面文件传递等。
 
(2)好好筹划。但凡开会一定是提前准备充足的,重要的会议包括解决问题的会议、规划计划的会议、战略制定的会议、利益分配调整的会议等,一定是好好筹划过的,未经认真筹划的会议都可能低效。
 
(3)拟订和分发了议程表。但凡开会一定要拟定和分发议程表,让每位参会人员都清楚自己的角色和职责,并做好充分准备。
 
(4)遵守时间,不仅要准时开始,也要准时结束。时间是会议的核心要素,作为会议支持人和参加者如何高效利用时间,在更短时间内把观点和想法说清楚,达到沟通的目的是衡量一个会议是否高效的根本性标志。
 
(5)一切按部就班。会议按照既定议题和时间安排推进,避免“会中会”,也就是在开会的时候提出新的议题。在没有准备的情况下讨论一个事情,对参会者是一个考验,很容易导致会议时间拖延,会议效果低下。
 
(6)请最有经验的和有才能的人出席。无论何种会议,都要请与会议主题相关的人员参加,更重要的是参会者要对会议主题有经验,能对会议主题展开讨论,确保会议最终的效果得到体现。特别是解决问题、规划计划类的会议,一定要请与议题相关的人并且是有能力公开发表观点,敢于与别人碰撞新观点的人参加,这是推进会议高效的关键因素。
 
(7)做出了评论和归纳。但凡开会都要对与议题相关的内容展开深度讨论,并做出点评和总结,作为会议共识和后续执行的基础,一个没有结论的会议会让参会者感到困惑,浪费参会者的时间。
 
(8)记录所有决定、建议和负责人。记录人员详细地记录了所有的决定、建议和负责人,开启会后管理阶段,进行会后跟进落实。
 
在正式召开会议之前,将高效会议的8大特征一一列出,并随时检验,充分做好预防性管理,使即将召开的会议能够成为真正意义上的高效会议。
高效会议管理三阶段
 
为开成高效会议,会议组织者要做好“三阶段”管理,也就是我们经常说的“会前准备”、“会中控制”和“会后跟进“。
 
(1)会前准备。要想召开成功的会议,必须做好周全的会前准备工作。会前准备不足会延续到会中控制,加大会中控制的难度。很多会议因为缺乏充分的会议准备工作,才导致低质量的讨论过程。
 
(2)会中控制。会议议事过程是会议的主体及核心部分,此部分无特殊情况应尽量按照事先的议程安排进行,以保证会议的高效。这其中,主持人对会议场面的观察和控制是核心。
 
(3)会后跟进。会议结束后各参会者应执行会议决议,并在规定的时间内将执行情况进行反馈或在下一次的会议中进行汇报。
 

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